手間ゼロ！Power Automateでメール添付ファイルをOneDriveに自動保存する方法
こまったさんメールで送られてくる添付ファイルを毎回保存するのは案外面倒で、、、
イチモクそんな時はPower Automateを使って自動保存するのがおすすめですよ
この記事を読んでわかること
- Outlookメール添付ファイルの保存方法がわかる
- OneDrive上に自動でフォルダ作成する方法がわかる
- OneDriveファイルのリンクを他者に自動送付する方法がわかる
今回は、取引業者から届くOutlookメールに添付ファイルがつけられている時に、自動で指定のOneDriveフォルダへ保存するフローを解説します。
日々の業務で、社外から送られてくるメールの添付ファイルを手作業で保存していませんか？
「ダウンロードして、保存フォルダを指定して、整理して…」と、意外と時間を取られる作業ですよね。
1回1回の作業は数分で終わりますが、年間にすると結構な時間を費やしているということをよく聞きます。
でも、Power Automateを使えば、この一連の作業を自動化して大幅に時短することができます。
今回解説する「Outlookに届いたメールの添付ファイルを、自動でOneDriveに保存するフロー」を作成すれば、もう手動で添付ファイルを管理する必要はありません。
この記事では、Power Automateを使った具体的なフローの作成手順を分かりやすく解説します。
読みながら進めることで10分ほどフローを完成することができます。
業務の効率化に役立つこと間違いなしなので、ぜひ試してみてください！
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Microsoftが提供している公式のテンプレートの中にも「Office365のメールの添付ファイルをOneDrive for Buisinessに保存する」フローがあります。
ただ、当ブログが検証した限りでは、この公式テンプレートは正常にファイルを保存することができませんでした。
てじまるもしこの公式テンプレートを使って過去に挫折した経験のある方は、この記事で解説するフローでぜひもう一度トライしてみてくださいね
今回想定したユースケースはコチラ
今回は、次の通り想定してフローを作成してきます。
想定したユースケース- 会社全体でMicrosoft365が利用されており、社内のやり取りではOutlookが主に使われている
- 取引先業者（A社）より不定期に見積書がメール送付されてくる
- メール件名先頭には「見積書送付」を付けることがルールとなっている
- 見積書はOneDrive上の特定フォルダへ保存することが定められている
- 見積書が届いたら上司にその事を伝え、内容の確認を依頼することになっている
会社毎に様々なルールがあります。このフローを参考に、皆さんの業務フローに合った形にカスタマイズしてお使いください！
まずは見積書保存用フォルダーをOneDriveに準備します
STEPOneDriveへアクセスする▼Office365へアクセスし、右上のアプリ起動ツールボタンから「OneDrive」をクリック
STEP任意の場所にフォルダーを作成する▼フォルダを作成したい場所を開き、左上「＋新規」ボタンから「フォルダー」をクリック
▼ここでは、「ていじテック」→「ドキュメント」の中に「見積書_A社」というフォルダを準備しました
てじまるこれで事前の準備は完了です
今回作成するフローの全体像
▼今回作成するフローは次の通りです
流れは大きく6ステップです- 取引先業者から「見積書送付」が件名に入ったメール受領をトリガーとする
- 現在の時刻を取得する
- OneDrive指定フォルダへ「現在の年月日＋メール件名」のフォルダを新規作成する
- 作成したフォルダーへ添付ファイルを保存する
- 作成したフォルダへのリンクを作成する
- リンク付きの見積書の確認依頼メールを上司へ送付する
次章で解説しますが、OneDrive for Buisinessコネクタにはフォルダ作成のアクションが用意されていません。
その代わりとして「SharePoint」コネクタのアクションを利用することで実現可能となります
Power Automateフローを作成する
STEPPower Automateホーム画面にアクセスする ホーム画面はこちら Microsoft Power Automate STEPスケジュール済みクラウドフローを作成する▼「作成」→「スケジュール済みクラウドフロー」をクリック
▼スケジュール済みクラウドフローに任意のフロー名をつけ、「Office365 Outlook」→「新しいメールが届いたとき(V3)」→作成をクリック
STEP「新しいメールが届いたとき(V3)」トリガーを設定する▼「詳細オプションを表示する」をクリック
▼「見積書送付」が件名に含まれている「自分宛て」のメールがトリガーになるよう以下の通りパラメータを入力
フォルダーInbox宛先自分のメールアドレスCC（空）To または BCC（空）差出人（空）添付ファイルを含めるはい件名フィルター見積書送付重要度任意添付ファイル付きのみはい STEP「現在の時刻」アクションを追加する▼「時刻」で検索し、「日時」→「現在の時刻」をクリック
STEP「タイムゾーンの変換」アクションを追加する▼「日時」→「タイムゾーンの変換」をクリック
▼以下の通りパラメータを入力
基準時間現在の時刻書式設定文字列yyMMdd変換元のタイムゾーン(UTC)協定世界時変換先のタイムゾーン(UTC+09:00)大阪、札幌、東京 STEP「新しいフォルダーの作成」アクションを追加する▼「SharePoint」で検索し、「SharePoint」→「新しいフォルダーの作成」をクリック
▼以下の通りパラメータを入力
サイトのアドレスていじテック一覧またはライブラリドキュメントフォルダーのパス/見積書_A社/変換後の時間_件名ここでは、前章で事前準備しておいたOneDrive上のフォルダーを指定し、その下に「年月日_メール件名」フォルダを作成しています。
イチモクご自身の環境に合わせて適宜保存先フォルダーをカスタマイズしてくださいね
STEP「添付ファイルを取得(V2)」アクションを追加する▼「Outlook」で検索し、「Office365 Outlook」→「添付ファイルの取得(V2)」をクリック
▼以下の通りパラメータを入力
メッセージIDメッセージID添付ファイルID添付ファイル 添付ファイルID元のメールボックスのアドレス（空）「添付ファイルID」を入力した際に「Apply to each」が自動追加されますが、そのまま進めてOKです
次のステップでは、この「Apply to each」の中にアクションを追加します
STEP「ファイルの作成」アクションを追加する▼「SharePoint」で検索し、「SharePoint」→「ファイルの作成」をクリック
▼以下の通りパラメータを入力
サイトのアドレスていじテックフォルダーのパス/ 完全パスファイル名名前ファイルコンテンツコンテンツのバイト数 STEP「Apply to each」の次に「ファイルまたはフォルダーの共有リンクの作成」アクションを追加する▼「SharePoint」で検索し、「SharePoint」→「ファイルまたはフォルダーの共有リンクの作成」をクリック
▼以下の通りパラメータを入力
サイトのアドレスていじテックライブラリ名ドキュメント項目IDIDリンクの種類View and editリンクスコープPeople in your organizationここでは最後に上司にメールをする際に付けるフォルダへアクセスするためのリンクを準備しています
イチモクご自身のユースケースに合わせてリンクの設定を変更しましょう
リンクの種類について View and edit閲覧も編集も可能
View only閲覧のみ可能
リンクスコープについて People in your organization組織のMicrosoftアカウントのみがアクセス可能
Anyone with the link, including anonymousリンクを知っている人なら誰でもアクセス化（匿名ユーザー含む）
STEP「作成」アクションを追加する▼「データ操作」→「作成」を追加
▼以下の通り入力
<a href=”共有リンク“>コチラ</a>
STEP「メールの送信(V2)」アクションを追加する▼「Outlook」で検索し、「office365 Outlook」→「メールの送信(V2)」をクリック
▼以下の通りパラメータを入力
宛先上司のメールアドレス件名A社見積書の内容確認をお願いいたします本文Adeleさんお疲れ様です。 A社様より見積書が届きましたので、内容のご確認をお願いいたします。 保存先は「出力」になります。 イチモクここではAdeleさんを上司と仮定してパラメータ入力しています。ご自身の環境に合わせてカスタマイズください。
STEPこれで完成！テスト実行して確認します▼取引先から見積書付きメールを受領（ここではサンプルとして自分で自分にメールを送信しています）
▼指定場所へ正しくファイル保存がされて、Excelのエラーもありません！
▼上司へも無事にリンク付きメールが送付されました！
イチモクこれでフローは完成です！お疲れ様でした！
まとめ：Power Automateでメール添付ファイル保存＆共有を完全自動化しよう！
今回は、取引業者から届くOutlookメールに添付ファイルがつけられている時に、自動で指定のOneDriveフォルダへ保存するフローを解説しました。
添付ファイルをダウンロードして指定フォルダへ保存するという作業は、1度だけであれば大した作業量ではありません。
しかし、このような作業が積み重なることで奪われる時間というのは決して少なくありません。
こんな時こそ、Power Automateを使って自動化してしまいましょう。
流れは大きく6ステップです- 取引先業者から「見積書送付」が件名に入ったメール受領をトリガーとする
- 現在の時刻を取得する
- OneDrive指定フォルダへ「現在の時刻＋メール件名」のフォルダを新規作成する
- 作成したフォルダーへ添付ファイルを保存する
- 作成したフォルダへのリンクを作成する
- リンク付きの見積書の確認依頼メールを上司へ送付する
Power Automateであれば、一度フローを作成することで、以降は設定したトリガー（きっかけ）に合わせて自動処理してくれますので、時短・やり忘れ防止になりますよ。
自分が打ち合わせや休み等によりメール確認できない時にも動いてくれるので、業務の滞留防止、効率化にも繋がります。
ぜひ、日々の業務を効率化して、定時帰りしていきましょう！！
ここまでお読みいただきありがとうございました。
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